PEP- und Sanktionsscreening: Was Unternehmen in der Praxis beachten sollten

Das Screening von Kunden gegen Sanktionslisten und PEP-Daten gehört zu den zentralen Sicherungsmaßnahmen der Geldwäscheprävention. Technisch ist es heute vergleichsweise einfach umzusetzen. Die eigentliche Arbeit beginnt jedoch erst dann, wenn ein System einen möglichen Treffer anzeigt.

Genau an dieser Stelle entscheidet sich, ob ein Screening tatsächlich Risiken reduziert oder lediglich Meldungen produziert, die niemand belastbar bewertet.

Sanktionen und PEP sind zwei verschiedene Dinge

Beide Prüfungen laufen technisch oft im selben Vorgang, rechtlich unterscheiden sie sich jedoch deutlich.

Sanktionslisten enthalten Personen, Organisationen und Einrichtungen, gegen die konkrete Restriktionen bestehen. Ein bestätigter Treffer führt regelmäßig zu unmittelbaren Handlungspflichten – etwa dazu, dass keine Gelder oder wirtschaftlichen Ressourcen bereitgestellt werden dürfen. Ein Ermessensspielraum besteht hier grundsätzlich nicht.

Ein PEP-Status ist dagegen kein Verbot. Politisch exponierte Personen dürfen Kunden sein. Der Status löst jedoch verstärkte Sorgfaltspflichten aus: eine Entscheidung auf angemessener Führungsebene, eine genauere Betrachtung der Mittelherkunft und eine intensivere laufende Überwachung.

Onboarding ist nur die halbe Miete

Viele Unternehmen prüfen zuverlässig bei der Aufnahme einer Geschäftsbeziehung – und danach lange Zeit nicht mehr. Das ist die häufigste Lücke in der Praxis.

Sanktionslisten ändern sich laufend. Auch ein PEP-Status kann neu entstehen, etwa wenn ein Bestandskunde ein öffentliches Amt übernimmt oder ein Familienangehöriger politisch tätig wird. Ohne regelmäßige erneute Prüfung des Bestands bleibt eine solche Veränderung schlicht unbemerkt.

• Prüfung vor Begründung der Geschäftsbeziehung
• regelmäßiges, risikoorientiertes Rescreening des gesamten Kundenbestands
• anlassbezogene Prüfung bei Änderungen von Kundendaten oder Beteiligungsstrukturen
• Einbeziehung wirtschaftlich Berechtigter und gesetzlicher Vertreter, nicht nur des Vertragspartners
• regelmäßige Aktualisierung der zugrunde liegenden Daten

Wie häufig der Bestand geprüft wird, sollte sich aus der Risikoanalyse ergeben und nicht aus technischen Zufälligkeiten.

Warum Namensabgleiche nie eindeutig sind

Ein Screening vergleicht Zeichenfolgen. Namen werden jedoch unterschiedlich transliteriert, abgekürzt, mit oder ohne Titel geführt, in unterschiedlicher Reihenfolge geschrieben oder schlicht falsch erfasst.

Ein reiner Namensabgleich erzeugt deshalb zwangsläufig unscharfe Ergebnisse: Bei einem sehr engen Abgleich gehen relevante Fälle verloren, bei einem sehr weiten entstehen so viele Meldungen, dass die Bearbeitung praktisch unmöglich wird.

Zusätzliche Identifikationsmerkmale erhöhen die Trennschärfe erheblich. Geburtsdatum, Nationalität, Wohnsitzland oder bei Unternehmen Sitz und Registernummer reduzieren die Zahl der manuell zu bewertenden Fälle deutlich. Die Qualität der eigenen Kundendaten ist damit ein entscheidender Faktor für die Qualität des Screenings.

Ein möglicher Treffer ist noch kein Treffer

Zeigt das System eine mögliche Übereinstimmung an, bedeutet das zunächst nur eines: Dieser Fall muss angesehen werden.

Die Bewertung erfolgt anhand der verfügbaren Merkmale. Stimmt neben dem Namen auch das Geburtsdatum überein? Passt die Nationalität? Gibt es öffentlich verfügbare Informationen, die die Person eindeutig zuordnen oder ausschließen? Häufig lässt sich ein Fall so klar verneinen – manchmal bleibt eine Unsicherheit bestehen, die eine Rückfrage beim Kunden oder eine Entscheidung auf Führungsebene erfordert.

Wichtig ist, dass nicht nur das Ergebnis festgehalten wird, sondern auch der Weg dorthin.

Dokumentation ist der eigentliche Prüfungsgegenstand

In Prüfungen wird selten bestritten, dass ein Screening stattgefunden hat. Gefragt wird vielmehr, wie mit den Ergebnissen umgegangen wurde.

• Wann wurde geprüft und gegen welchen Datenstand?
• Welche Daten des Kunden wurden dabei verwendet?
• Welche möglichen Treffer wurden angezeigt?
• Auf welcher Grundlage wurde entschieden, dass kein Treffer vorliegt – oder doch?
• Wer hat diese Entscheidung getroffen und wann?

Sind diese Fragen beantwortbar, ist der Prozess belastbar. Fehlt die Dokumentation, hilft auch ein technisch gutes Screening nur eingeschränkt.

Typische Schwachstellen

• Nur der Vertragspartner wird geprüft, nicht die wirtschaftlich Berechtigten
• Der Bestand wird nie oder nur unregelmäßig erneut geprüft
• Treffer werden pauschal als Fehlalarm geschlossen, ohne Begründung
• Die Schwellenwerte des Systems sind nie überprüft worden
• Es ist nicht geregelt, wer bei unklaren Fällen entscheidet

Eigene Bearbeitung oder Auslagerung?

Die Trefferbearbeitung ist fachlich anspruchsvoller als das Screening selbst und fällt unregelmäßig an. Gerade für kleinere Verpflichtete ist es deshalb oft sinnvoll, die fachliche Bewertung potenzieller Treffer extern zu vergeben oder zumindest fachlich begleiten zu lassen.

Die geldwäscherechtliche Verantwortung verbleibt dabei beim Verpflichteten. Ausgelagert wird die Durchführung, nicht die Verantwortung – das sollte vertraglich und organisatorisch klar abgebildet sein.

Fazit

Ein wirksames PEP- und Sanktionsscreening besteht aus mehr als einem Datenabgleich. Es braucht saubere Kundendaten, eine bewusste Einstellung der Prüfkriterien, ein regelmäßiges Screening des Bestands und vor allem eine nachvollziehbare fachliche Bewertung der angezeigten Fälle.

Wird das zusammen gedacht, reduziert das Screening tatsächlich Risiken – statt lediglich Meldungen zu erzeugen.

Die Inhalte dieses Beitrags dienen der allgemeinen Information und stellen keine Rechtsberatung dar. Die konkrete Umsetzung geldwäscherechtlicher Anforderungen ist stets anhand des jeweiligen Geschäftsmodells und der anwendbaren regulatorischen Vorgaben zu beurteilen.