Externen Geldwäschebeauftragten bestellen: Welcher Aufwand entsteht für Unternehmen?

Die Entscheidung, die Funktion des Geldwäschebeauftragten extern zu besetzen, wird häufig von einer ganz praktischen Frage begleitet: Wie viel Aufwand entsteht dadurch eigentlich im eigenen Unternehmen?

Auf den ersten Blick wirkt die Auslagerung wie ein umfangreiches Projekt. Verträge müssen geschlossen, Zuständigkeiten geklärt, Unterlagen übergeben und gegebenenfalls aufsichtsrechtliche Anzeigen vorgenommen werden. In der Praxis lässt sich der Übergang jedoch gut strukturieren. Der entscheidende Punkt ist weniger die Menge der Dokumente als vielmehr deren Qualität und eine klare Organisation der Zusammenarbeit.

Wer bereits über nachvollziehbare Prozesse und eine geordnete AML-Dokumentation verfügt, kann die externe Funktion in der Regel deutlich einfacher integrieren als ein Unternehmen, bei dem grundlegende Strukturen zunächst aufgearbeitet werden müssen.

Was bedeutet ein externer Geldwäschebeauftragter?

Das Geldwäschegesetz sieht für bestimmte Verpflichtete die Bestellung eines Geldwäschebeauftragten und eines Stellvertreters vor. Unter den gesetzlichen Voraussetzungen können interne Sicherungsmaßnahmen auch durch einen Dritten durchgeführt werden. Hierzu kann auch die Funktion des Geldwäschebeauftragten gehören.

Der externe Geldwäschebeauftragte wird damit Bestandteil der Geldwäscheorganisation des Unternehmens, ohne selbst Arbeitnehmer des Unternehmens sein zu müssen.

Genau deshalb ist eine externe Lösung dann besonders wirkungsvoll, wenn nicht lediglich ein Name für die Funktion benannt wird, sondern der externe Geldwäschebeauftragte tatsächlich in die relevanten Prozesse eingebunden wird.

Er benötigt die notwendigen Informationen, geeignete Zugriffs- und Informationsmöglichkeiten und klare Ansprechpartner im Unternehmen.

Der größte Aufwand entsteht meist vor der eigentlichen Bestellung

Bevor eine externe Übernahme sinnvoll erfolgen kann, sollte zunächst geklärt werden, wie die bestehende Geldwäscheorganisation aufgebaut ist.

Dabei geht es nicht darum, jedes Dokument vorsorglich neu zu erstellen. Zunächst sollte festgestellt werden, welche Prozesse bereits vorhanden sind, welche davon funktionieren und wo tatsächlicher Anpassungsbedarf besteht.

Typischerweise betrachtet der externe Geldwäschebeauftragte zu Beginn unter anderem die Risikoanalyse, die internen Grundsätze und Verfahren, Kundensorgfaltspflichten, bestehende Kontrollhandlungen, das PEP- und Sanktionslistenscreening, Verdachtsmeldeprozesse, Schulungsmaßnahmen und die bisherige Dokumentation.

Auch das Geschäftsmodell selbst spielt eine zentrale Rolle. Ein Geldwäschebeauftragter muss verstehen, welche Kunden das Unternehmen betreut, welche Produkte angeboten werden, wie Transaktionen ablaufen, welche Vertriebskanäle genutzt werden und welche geografischen oder kundenspezifischen Risiken bestehen.

Eine gute Übergabe beginnt deshalb nicht mit einem umfangreichen Fragenkatalog, sondern mit einem strukturierten Verständnis des Unternehmens.

Welche Unterlagen sollten zu Beginn zur Verfügung stehen?

Der Umfang hängt vom jeweiligen Geschäftsmodell ab. In der Praxis sind insbesondere folgende Unterlagen hilfreich:

• aktuelle Risikoanalyse
• interne Grundsätze, Verfahren und Arbeitsanweisungen
• Beschreibung der Kunden- und Onboardingprozesse
• Regelungen zu PEP- und Sanktionsprüfungen
• Prozesse für verstärkte Sorgfaltspflichten
• bisherige Kontroll- und Prüfungsberichte
• Schulungsnachweise
• relevante Korrespondenz mit Aufsichtsbehörden
• Informationen zu offenen AML-Sachverhalten
• vorhandene Auslagerungs- und Dienstleistungsvereinbarungen

Fehlen einzelne Dokumente, verhindert dies eine externe Übernahme nicht automatisch. Es sollte dann allerdings frühzeitig geklärt werden, welche Unterlagen überarbeitet oder neu erstellt werden müssen.

Gerade darin liegt ein Vorteil einer strukturierten Bestandsaufnahme: Schwachstellen werden nicht erst im Rahmen einer Prüfung sichtbar, sondern können geordnet priorisiert werden.

Bestellung und Auslagerung sind aufsichtsrechtlich sauber vorzubereiten

Bei der externen Wahrnehmung der Funktion sind zwei Themen auseinanderzuhalten: die Bestellung der konkreten Person als Geldwäschebeauftragter beziehungsweise Stellvertreter und die Übertragung der Funktion auf einen externen Dritten.

Nach dem Geldwäschegesetz ist die Bestellung oder Entpflichtung des Geldwäschebeauftragten und seines Stellvertreters grundsätzlich vorab gegenüber der zuständigen Aufsichtsbehörde anzuzeigen, soweit die entsprechenden gesetzlichen Voraussetzungen Anwendung finden.

Werden interne Sicherungsmaßnahmen auf einen Dritten übertragen, ist auch diese Übertragung vorab anzuzeigen. Das Unternehmen muss dabei insbesondere sicherstellen, dass durch die Auslagerung weder seine Steuerungsmöglichkeiten noch die Aufsicht beeinträchtigt werden.

Für BaFin-beaufsichtigte Unternehmen bestehen hierzu weitergehende Konkretisierungen in den Auslegungs- und Anwendungshinweisen der BaFin.

Wie läuft eine externe Übernahme in der Praxis ab?

Eine gut vorbereitete Übernahme lässt sich regelmäßig in wenige klare Phasen unterteilen.

Am Anfang steht die Bestandsaufnahme. Der externe Geldwäschebeauftragte verschafft sich einen Überblick über Geschäftsmodell, Risikoexposition, Kundenstruktur und die vorhandene AML-Organisation.

Darauf folgt die Festlegung des Leistungsumfangs. Es wird geklärt, welche Aufgaben unmittelbar durch den externen Geldwäschebeauftragten wahrgenommen werden und welche operativen Tätigkeiten weiterhin im Unternehmen verbleiben.

Anschließend werden Vertrag, Zuständigkeiten und Kommunikationswege festgelegt und die erforderlichen aufsichtsrechtlichen Schritte vorbereitet.

Im nächsten Schritt erfolgt die eigentliche Übergabe. Relevante Dokumentationen, laufende Sachverhalte und notwendige Zugänge werden bereitgestellt.

Danach beginnt der laufende Betrieb.

Gerade dieser Übergang sollte möglichst pragmatisch gestaltet werden. Ein Unternehmen benötigt keine zusätzliche Bürokratie, nur weil die Funktion künftig extern wahrgenommen wird. Im Idealfall werden bestehende Abläufe vielmehr klarer strukturiert und Verantwortlichkeiten eindeutiger festgelegt.

Was bleibt beim Unternehmen?

Auch bei einer vollständigen externen Wahrnehmung der Funktion bleibt das Unternehmen selbst ein wesentlicher Teil der Geldwäscheorganisation.

Der externe Geldwäschebeauftragte kann nur mit den Informationen arbeiten, die ihm zur Verfügung stehen. Relevante Veränderungen im Geschäftsmodell, neue Produkte, neue Vertriebskanäle, Auffälligkeiten bei Kunden oder wesentliche organisatorische Veränderungen müssen ihn daher erreichen.

Im Unternehmen sollte deshalb mindestens ein klar definierter Ansprechpartner für die ausgelagerte Funktion vorhanden sein.

Ebenso wichtig ist der Zugang zur Leitungsebene. Der Geldwäschebeauftragte muss seine Funktion unabhängig und mit den erforderlichen Befugnissen wahrnehmen können.

Eine funktionierende Auslagerung ist deshalb keine Beziehung zwischen „Auftraggeber und gelegentlich tätigem Berater“. Sie ist Teil der internen Governance des Verpflichteten.

Wann wird die Übernahme aufwendiger?

Der Aufwand wird weniger durch die reine Unternehmensgröße bestimmt als durch die Komplexität des Geschäftsmodells und den Zustand der vorhandenen Organisation.

Ein Unternehmen mit mehreren Geschäftsbereichen, internationalen Kunden, komplexen Produkten oder erhöhten Geldwäscherisiken benötigt naturgemäß eine intensivere Einarbeitung als ein Unternehmen mit einem überschaubaren und klar abgegrenzten Geschäftsmodell.

Zusätzlicher Aufwand entsteht häufig auch dann, wenn Dokumentationen historisch gewachsen sind, Zuständigkeiten nicht eindeutig geregelt wurden oder Risikoanalyse und tatsächliche Geschäftsprozesse nicht mehr zusammenpassen.

In solchen Fällen sollte die Übernahme nicht künstlich beschleunigt werden. Sinnvoller ist es, zunächst Transparenz zu schaffen und die wichtigsten Punkte nach Risiko zu priorisieren.

Nicht jede formale Unschärfe muss am ersten Tag behoben sein. Wesentliche Risiken und regulatorisch relevante Lücken sollten allerdings frühzeitig erkannt und adressiert werden.

Wie hoch ist der laufende Aufwand nach der Übernahme?

Nach einer erfolgreichen Übergabe verlagert sich der Schwerpunkt von der Bestandsaufnahme auf die laufende Überwachung.

Zum regelmäßigen Aufgabenbild können beispielsweise Kontrollhandlungen, die Aktualisierung der Risikoanalyse, die Begleitung auffälliger Sachverhalte, die Überprüfung bestehender Prozesse, Schulungen, die Bewertung regulatorischer Änderungen und die Kommunikation mit Behörden gehören.

Wie intensiv diese Tätigkeiten ausfallen, hängt unmittelbar vom Geschäftsmodell und Risikoprofil des Unternehmens ab.

Ein sinnvoll ausgestaltetes Mandat sollte deshalb nicht nach einem starren Standardmodell funktionieren. Der Umfang der Tätigkeit sollte zum tatsächlichen Risiko und zur Geschäftstätigkeit passen.

Das entspricht zugleich dem Grundgedanken des risikobasierten Ansatzes im Geldwäschegesetz.

Reduziert ein externer Geldwäschebeauftragter tatsächlich den internen Aufwand?

Das hängt maßgeblich davon ab, wie die Zusammenarbeit organisiert ist.

Wird lediglich eine externe Person bestellt, während sämtliche Vorbereitungs-, Prüfungs- und Dokumentationsarbeiten weiterhin ungeordnet im Unternehmen verbleiben, ist die Entlastung begrenzt.

Anders sieht es aus, wenn Aufgaben, Zuständigkeiten und Informationswege von Anfang an klar definiert werden.

Dann kann die externe Lösung insbesondere dort entlasten, wo intern Spezialwissen nur für einzelne Sachverhalte vorgehalten werden müsste. Gleichzeitig erhält das Unternehmen einen festen Ansprechpartner, der regulatorische Entwicklungen verfolgt und die geldwäscherechtlichen Prozesse kontinuierlich begleitet.

Für kleinere und mittlere Verpflichtete kann dies eine Alternative zum Aufbau einer eigenen spezialisierten AML-Funktion sein.

Ob eine externe Besetzung wirtschaftlich und organisatorisch sinnvoll ist, sollte jedoch immer anhand des konkreten Unternehmens beurteilt werden.

Was sollte bei der Auswahl eines externen Geldwäschebeauftragten beachtet werden?

Der Preis allein sollte nicht das entscheidende Kriterium sein.

Ein externer Geldwäschebeauftragter benötigt ausreichend praktische Erfahrung, Kenntnisse des einschlägigen regulatorischen Umfelds und genügend zeitliche Kapazitäten, um das Unternehmen tatsächlich betreuen zu können.

Ebenso wichtig ist das Verständnis des Geschäftsmodells.

Eine formal korrekte AML-Dokumentation hilft wenig, wenn sie die tatsächlichen Abläufe des Unternehmens nicht widerspiegelt. Ein guter externer Geldwäschebeauftragter sollte deshalb nicht ausschließlich Dokumente prüfen, sondern verstehen, wie Kunden aufgenommen werden, wie Produkte funktionieren und an welchen Stellen tatsächlich Risiken entstehen können.

Gerade bei Mehrmandantendienstleistern sollte zudem darauf geachtet werden, dass ausreichende personelle und organisatorische Ressourcen vorhanden sind.

Wie viel Aufwand muss ein Unternehmen also tatsächlich einplanen?

Eine allgemeingültige Zahl lässt sich nicht nennen.

Bei einer bereits gut organisierten Geldwäscheprävention konzentriert sich der interne Aufwand häufig auf die Bereitstellung der notwendigen Unterlagen, die Abstimmung der Zuständigkeiten, die aufsichtsrechtliche Anzeige und die geordnete Übergabe.

Besteht dagegen erheblicher Nachholbedarf, sollte vor oder während der Übernahme zusätzliche Zeit für die Überarbeitung bestehender Strukturen eingeplant werden.

Entscheidend ist daher weniger die Frage, wie viele Dokumente übergeben werden müssen.

Fazit

Die Bestellung eines externen Geldwäschebeauftragten muss kein umfangreiches Transformationsprojekt sein.

Bei einer sauberen Ausgangslage besteht der wesentliche Aufwand in einer strukturierten Bestandsaufnahme, klaren vertraglichen und organisatorischen Regelungen, den erforderlichen Anzeigen sowie einer geordneten Übergabe.

Entscheidend für eine dauerhaft funktionierende Lösung ist anschließend die Einbindung des externen Geldwäschebeauftragten in die tatsächlichen Abläufe des Unternehmens.

Eine gute Auslagerung sollte dabei nicht mehr Bürokratie erzeugen. Sie sollte Zuständigkeiten klarer machen, fachliche Kompetenz verfügbar halten und dazu beitragen, Geldwäscheprävention risikoorientiert und praxistauglich umzusetzen.

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine rechtliche Beratung. Welche Anforderungen im Einzelfall gelten, richtet sich insbesondere nach dem jeweiligen Verpflichteten, Geschäftsmodell und der zuständigen Aufsichtsbehörde.