Warum Geldwäscheprävention nicht beim Kunden-Onboarding endet

Die meisten Unternehmen investieren viel Sorgfalt in die Aufnahme neuer Kunden. Unterlagen werden angefordert, Identitäten festgestellt, wirtschaftlich Berechtigte ermittelt, ein Screening durchgeführt und eine Risikoklasse vergeben. Ist der Kunde angelegt, gilt der Vorgang häufig als abgeschlossen.

Genau hier entsteht in der Praxis die größte Lücke. Denn eine Geschäftsbeziehung ist kein statischer Zustand. Kunden verändern sich, Eigentümerstrukturen werden umgebaut, Geschäftsmodelle entwickeln sich weiter, und externe Informationen – etwa Sanktionslisten – ändern sich laufend.

Eine Risikoeinschätzung, die bei der Aufnahme zutreffend war, kann drei Jahre später deutlich danebenliegen.

Was sich im Laufe einer Geschäftsbeziehung ändern kann

• Gesellschafter, Geschäftsführung oder wirtschaftlich Berechtigte wechseln
• der Kunde nimmt neue Tätigkeiten oder Märkte auf
• Zahlungswege, Gegenparteien oder Herkunftsländer verändern sich
• Umfang und Frequenz der Transaktionen entwickeln sich anders als erwartet
• neue PEP- oder Sanktionsinformationen werden verfügbar
• vorliegende Kundendaten und Nachweise sind veraltet

Keiner dieser Punkte ist für sich genommen auffällig. Problematisch wird es erst, wenn niemand sie bemerkt.

Laufende Überwachung heißt nicht lückenlose Überwachung

Ein häufiges Missverständnis ist die Vorstellung, laufende Überwachung bedeute, jede Geschäftsbeziehung permanent zu beobachten. Das ist weder gemeint noch praktikabel.

Gemeint ist eine risikoorientierte Überwachung: Kunden mit erhöhtem Risiko werden häufiger und intensiver betrachtet, Kunden mit geringem Risiko entsprechend seltener. Entscheidend ist, dass die Intervalle bewusst festgelegt und begründet sind – und dass sie sich aus der Risikoanalyse ableiten.

Die Bausteine in der Praxis

Aktualisierung der Kundendaten

In festgelegten Intervallen sollte geprüft werden, ob die vorliegenden Angaben noch zutreffen: Adresse, Vertretungsverhältnisse, wirtschaftlich Berechtigte, Zweck der Geschäftsbeziehung. Bei erhöhtem Risiko kürzer, bei geringem Risiko in größeren Abständen.

Regelmäßiges Rescreening

Der Kundenbestand sollte wiederkehrend gegen aktuelle PEP- und Sanktionsinformationen geprüft werden. Nur so werden Veränderungen sichtbar, die nach der Aufnahme eingetreten sind.

Beobachtung des tatsächlichen Geschäftsverhaltens

Dabei geht es nicht zwingend um eine technische Transaktionsüberwachung. Oft genügt die Frage, ob das tatsächliche Verhalten zu dem passt, was bei Aufnahme der Geschäftsbeziehung angegeben wurde. Auffällig ist vor allem das Unerwartete.

Dokumentierte Kontrollen

Stichprobenartige Kontrollen zeigen, ob die festgelegten Abläufe tatsächlich eingehalten werden – etwa ob Wiedervorlagen bearbeitet und Screening-Treffer bewertet wurden.

Klare Eskalationswege

Mitarbeiter im Kundenkontakt bemerken Auffälligkeiten häufig zuerst. Sie brauchen keinen juristischen Maßstab, sondern eine eindeutige Antwort auf die Frage: An wen wende ich mich, wenn mir etwas seltsam vorkommt?

Auffälligkeiten sind keine Verdachtsfälle

Zwischen einer Auffälligkeit und einer Verdachtsmeldung liegt ein Bewertungsschritt. Eine ungewöhnliche Transaktion kann eine völlig plausible Erklärung haben.

Wichtig ist, dass dieser Zwischenschritt überhaupt stattfindet und dokumentiert wird: Was war auffällig, welche Erklärung wurde eingeholt, wie wurde sie bewertet und zu welchem Ergebnis hat das geführt. Auch die begründete Entscheidung gegen eine Meldung ist ein Prüfungsergebnis, das festgehalten werden sollte.

Woran laufende Überwachung meistens scheitert

• Es ist niemand konkret dafür zuständig, Wiedervorlagen zu bearbeiten
• Die Intervalle stehen in einem Dokument, aber in keinem System
• Der Bestand wurde seit Jahren nicht erneut gescreent
• Auffälligkeiten werden mündlich besprochen und nicht festgehalten
• Die Risikoklasse eines Kunden wird nach der Aufnahme nie wieder überprüft

Fazit

Onboarding und laufende Überwachung gehören zusammen. Die Kundenaufnahme legt die Ausgangslage fest, die laufende Überwachung sorgt dafür, dass diese Einschätzung aktuell bleibt.

Erforderlich ist dafür kein aufwendiges System. Erforderlich sind klare Intervalle, eine benannte Zuständigkeit, ein regelmäßiges Rescreening und die Bereitschaft, eine einmal getroffene Risikoeinstufung auch wieder zu ändern.

Die Inhalte dieses Beitrags dienen der allgemeinen Information und stellen keine Rechtsberatung dar. Die konkrete Umsetzung geldwäscherechtlicher Anforderungen ist stets anhand des jeweiligen Geschäftsmodells und der anwendbaren regulatorischen Vorgaben zu beurteilen.