Warum notarielle Amtstätigkeit geldwäscherechtlich bedeutsam ist
Notarinnen und Notare wirken an Vorgängen mit, bei denen erhebliche Vermögenswerte den Eigentümer wechseln: Grundstückskaufverträge, Anteilsübertragungen an Gesellschaften, Gründungen und Umstrukturierungen. Diese Beurkundungen sind für Geldwäschezwecke deshalb attraktiv, weil sie Vermögenswerten eine rechtssichere, öffentlich verlässliche Hülle geben – ein Effekt, der von Tätern gezielt gesucht wird.
Der Immobilienkaufvertrag ist dabei das klassische Einfallstor. Auffällig können ungewöhnliche Kaufpreisgestaltungen sein, etwa deutliche Abweichungen vom Verkehrswert nach oben oder unten, Kaufpreisanteile, die außerhalb des Vertrags fließen sollen, oder eine Zahlungsabwicklung, die von der vertraglich vorgesehenen Struktur abweicht. Auch die Finanzierung über zahlreiche kleinteilige Einzahlungen oder Barmittel in größerem Umfang gehört zu den bekannten Mustern.
Zahlungen von am Vertrag nicht beteiligten Dritten oder aus dem Ausland, insbesondere aus Staaten mit erhöhtem Risiko, verdienen besondere Aufmerksamkeit. Häufig lässt sich der wirtschaftliche Hintergrund solcher Zahlungen nicht ohne Nachfrage erschließen, obwohl er für die Plausibilität des Geschäfts erheblich ist.
Im gesellschaftsrechtlichen Bereich stehen komplexe Beteiligungsstrukturen, mehrstufige Treuhandverhältnisse und Strohmannkonstellationen im Vordergrund. Wird eine Gesellschaft formal von einer Person gehalten, die erkennbar nicht eigenständig über das Vermögen verfügt, deutet dies auf eine verdeckte Kontrolle durch Dritte hin, deren Identität aufzuklären ist.
Ein weiteres wiederkehrendes Muster ist die kurzfristige Weiterveräußerung erworbener Immobilien oder Anteile ohne nachvollziehbaren wirtschaftlichen Grund, teils verbunden mit erheblichen Wertsteigerungen. Solche Ketten dienen mitunter dazu, die Herkunft von Vermögenswerten zu verschleiern und ihnen im Rahmen mehrerer notarieller Vorgänge den Anschein der Legalität zu verleihen.
Wer unterliegt dem Geldwäschegesetz?
Notarinnen und Notare zählen nach § 2 Abs. 1 Nr. 10 GwG zu den Verpflichteten des Geldwäschegesetzes, allerdings nicht für jede Amtstätigkeit gleichermaßen, sondern bezogen auf bestimmte Katalogtätigkeiten. Erfasst sind insbesondere die Mitwirkung an Kauf und Verkauf von Immobilien und Gewerbebetrieben, an Geschäften über Anteile von Gesellschaften, an Gründung, Betrieb oder Verwaltung von Gesellschaften, Treuhandvermögen oder ähnlichen Strukturen sowie bestimmte Verwahrungstätigkeiten.
Nicht erfasste Amtsgeschäfte – etwa reine Beglaubigungen ohne Bezug zu diesen Katalogtätigkeiten oder klassische Nachlass- und Familiensachen ohne Vermögensbezug im Sinne des Gesetzes – lösen keine geldwäscherechtlichen Sorgfaltspflichten aus. Diese Abgrenzung ist im Einzelfall zu prüfen und sollte im Notariat nachvollziehbar dokumentiert werden, damit erkennbar ist, weshalb ein Vorgang als GwG-relevant oder als nicht erfasst eingestuft wurde.
Die notarielle Unabhängigkeit und die Urkundsgewährungspflicht bleiben von den geldwäscherechtlichen Pflichten unberührt. Beide Pflichtenkreise stehen nebeneinander: Die Amtspflicht zur Urkundstätigkeit entbindet nicht von Identifizierung und Sorgfaltspflichten, umgekehrt begründet das Geldwäscherecht kein allgemeines Beurkundungsverbot, sondern in bestimmten, eng umgrenzten Konstellationen ein Mitwirkungsverbot.
Die Verwahrungstätigkeit – etwa die Abwicklung von Kaufpreiszahlungen über ein Notaranderkonto – ist gesondert zu betrachten. Sie gehört zu den Bereichen, in denen ungewöhnliche Zahlungsflüsse besonders sichtbar werden, weshalb Herkunft und Weg der verwahrten Gelder nachvollziehbar sein sollten, bevor eine Auszahlung erfolgt.
Die fachliche Aufsicht über die geldwäscherechtliche Compliance im Notariat liegt bei den Notarkammern und den Landesjustizverwaltungen. Deren Rundschreiben, Hinweise und Prüfungsschwerpunkte sind neben dem Gesetzestext zu beachten und ändern sich im Zeitverlauf, sodass eine regelmäßige Beobachtung der aufsichtlichen Praxis sinnvoll ist.
Innerhalb eines Amtsgeschäfts kann der Pflichtenumfang unterschiedlich ausfallen, je nachdem, ob es sich um ein risikoarmes Standardgeschäft oder um eine Konstellation mit Auslandsbezug, komplexer Struktur oder ungewöhnlicher Zahlungsabwicklung handelt. Diese Differenzierung sollte sich in der internen Risikoeinstufung der Amtsstelle widerspiegeln.
Ob und in welchem Umfang ein konkretes Amtsgeschäft geldwäscherechtliche Pflichten auslöst, ist stets im Einzelfall zu prüfen; pauschale Aussagen ersetzen diese Prüfung nicht.
Typische Geldwäscherisiken in der Praxis
In der notariellen Praxis wiederholen sich bestimmte Konstellationen, die eine genauere Betrachtung rechtfertigen.
Kaufpreisgestaltung und Wertabweichungen
Weicht der beurkundete Kaufpreis deutlich vom erkennbaren Verkehrswert ab, ist dies zunächst ein Anlass für Rückfragen, nicht automatisch ein Verdachtsfall. Wird eine plausible Erklärung nicht gegeben oder erscheint sie konstruiert, sollte dies dokumentiert und im weiteren Verlauf beobachtet werden. Auch getrennte Zahlungsvereinbarungen außerhalb der Urkunde gehören in diese Kategorie.
Zahlungen von Dritten und aus dem Ausland
Übernimmt eine am Vertrag nicht beteiligte Person die Kaufpreiszahlung, ist der wirtschaftliche Hintergrund zu klären. Bei Zahlungen aus dem Ausland kommt hinzu, dass Herkunftsnachweise schwerer zu verifizieren sind und die Bankenkette selbst Anhaltspunkte liefern kann, etwa bei Durchleitung über mehrere Länder ohne erkennbaren Anlass.
Treuhand- und Strohmannkonstellationen
Tritt eine Person erkennbar nur formal als Käuferin, Verkäuferin oder Gesellschafterin auf, während die tatsächliche Entscheidungsmacht bei einer anderen, nicht offengelegten Person liegt, handelt es sich um eine klassische Verschleierungskonstellation. Hinweise darauf sind etwa fehlende eigene wirtschaftliche Mittel der auftretenden Person oder erkennbare Weisungsgebundenheit.
Komplexe Gesellschaftsstrukturen
Mehrstufige Beteiligungsketten über mehrere Länder, häufige Wechsel in der Gesellschafterstruktur oder die Verwendung von Gesellschaften aus Staaten mit geringen Transparenzanforderungen erschweren die Ermittlung der wirtschaftlich Berechtigten erheblich. Solche Strukturen sind nicht per se unzulässig, verlangen aber eine vertiefte Aufklärung.
Kurzfristige Weiterveräußerungen
Wird eine Immobilie oder ein Gesellschaftsanteil innerhalb kurzer Zeit nach Erwerb mit deutlichem Wertaufschlag weiterveräußert, ohne dass hierfür ein nachvollziehbarer wirtschaftlicher Grund erkennbar ist, kann dies auf eine Nutzung der Beurkundung zur Verschleierung von Vermögensherkunft hindeuten.
Unklare wirtschaftlich Berechtigte
Lässt sich trotz zumutbarer Nachforschung nicht feststellen, wer tatsächlich hinter einer beteiligten Gesellschaft steht, oder weichen die eigenen Erkenntnisse von den Angaben im Transparenzregister ab, ist dies ein eigenständiger Prüfpunkt, der nicht durch bloßen Registerabgleich erledigt werden kann.
Die wichtigsten Pflichten nach dem Geldwäschegesetz
Der konkrete Pflichtenumfang richtet sich nach Art und Risiko des jeweiligen Amtsgeschäfts sowie nach den Vorgaben der zuständigen Aufsicht; die folgende Übersicht ersetzt keine Einzelfallprüfung.
Risikoanalyse des Notariats
Auch ein Notariat benötigt eine schriftliche, auf die eigene Geschäftsstruktur zugeschnittene Risikoanalyse. Sie berücksichtigt typische Mandate, Auslandsbezüge, die Häufigkeit von Gesellschaftsgeschäften und die Größenordnung der abgewickelten Vermögenswerte und bildet die Grundlage für die internen Abläufe.
Interne Sicherungsmaßnahmen
Auf Basis der Risikoanalyse sind interne Zuständigkeiten, Prüfschritte und Eskalationswege festzulegen. Dazu gehört, wer im Notariat welche Prüfungen vornimmt, wie Auffälligkeiten dokumentiert werden und wer über eine mögliche Verdachtsmeldung entscheidet.
Identifizierung der Beteiligten
Vor Beurkundung sind die Vertragsbeteiligten anhand geeigneter Dokumente zu identifizieren. Bei juristischen Personen umfasst dies auch die Vertretungsberechtigung und die Existenz des Rechtsträgers, üblicherweise anhand aktueller Registerauszüge.
Auftretende Personen und Vollmachten
Handelt eine Person aufgrund einer Vollmacht oder als Vertreterin einer Gesellschaft, ist neben der eigenen Identität auch die Vertretungsmacht nachvollziehbar zu prüfen. Bei umfassenden oder ungewöhnlich weitreichenden Vollmachten kann eine genauere Betrachtung des Hintergrunds angezeigt sein.
Wirtschaftlich Berechtigte und Transparenzregister
Bei Gesellschaften, Stiftungen und vergleichbaren Rechtsträgern ist zu ermitteln, welche natürlichen Personen letztlich die Kontrolle ausüben oder wirtschaftlich profitieren. Die Angaben sind mit dem Transparenzregister abzugleichen; Unstimmigkeiten sind gesondert zu behandeln und dürfen nicht ungeprüft bleiben.
PEP-Status der Beteiligten
Es ist zu prüfen, ob Beteiligte oder wirtschaftlich Berechtigte politisch exponierte Personen sind oder waren, ebenso wie deren Familienangehörige und bekanntermaßen nahestehende Personen. Ein solcher Status löst regelmäßig verstärkte Sorgfaltspflichten aus.
Verstärkte Sorgfaltspflichten
In Fällen erhöhten Risikos – etwa bei Auslandsbezug zu Risikostaaten, komplexen Strukturen oder PEP-Konstellationen – sind zusätzliche Prüfungsschritte vorzunehmen, etwa eine genauere Herkunftsprüfung der Mittel oder eine engmaschigere Beobachtung des Geschäftsverlaufs.
Herkunft der Mittel
Insbesondere bei größeren Kaufpreiszahlungen oder auffälligen Zahlungswegen sollte die Herkunft der eingesetzten Mittel plausibilisiert werden, soweit dies im Rahmen der notariellen Tätigkeit möglich und angezeigt ist. Bleiben Erklärungen widersprüchlich, ist dies zu dokumentieren.
Verdachtsmeldungen an die FIU
Ergeben sich Tatsachen, die auf Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung hindeuten, besteht eine Meldepflicht an die Zentralstelle für Finanztransaktionsuntersuchungen. Für Notarinnen und Notare gelten dabei besondere Regeln zum Verhältnis zur Verschwiegenheitspflicht und zum Zeitpunkt der Meldung im Verhältnis zur Beurkundung, die im Einzelfall zu beachten sind.
Dokumentation und Aufbewahrung
Identifizierungsunterlagen, Prüfschritte, Risikoeinstufungen, die Ermittlung wirtschaftlich Berechtigter sowie Meldeentscheidungen sind nachvollziehbar zu dokumentieren und über die vorgeschriebenen Fristen aufzubewahren, damit sie im Rahmen einer Prüfung durch die Aufsicht vorgelegt werden können.
Schulung und Zuverlässigkeit des Personals
Mitarbeitende, die an der Vorbereitung von Beurkundungen mitwirken, sollten regelmäßig zu Prüfpunkten, typischen Auffälligkeiten und dem internen Meldeweg geschult werden. Ergänzend ist die Zuverlässigkeit des mit geldwäscherechtlichen Aufgaben betrauten Personals zu berücksichtigen.
Mitwirkungsverbote
In eng umgrenzten Fällen kann eine Mitwirkung an einem Geschäft ausgeschlossen sein, etwa wenn konkrete Anhaltspunkte für Geldwäsche vorliegen und eine Klärung nicht möglich ist. Ob ein solches Mitwirkungsverbot greift, ist sorgfältig und im Einzelfall zu prüfen, da es die Urkundsgewährungspflicht einschränkt.
PEP-Prüfung und Sanktionslistenprüfung
Das Screening von Beteiligten und wirtschaftlich Berechtigten auf PEP-Status sowie auf Sanktionslisten ist ein eigenständiger, wiederkehrender Baustein der geldwäscherechtlichen Prüfung im Notariat. Es ersetzt weder die Identifizierung noch die Aufklärung der wirtschaftlich Berechtigten, ergänzt diese aber um einen strukturierten Abgleich gegen öffentlich geführte Listen.
In der Praxis stellt sich häufig die Frage, wie ein solcher Abgleich organisatorisch in den Beurkundungsablauf eingebettet werden kann, ohne den Terminablauf zu belasten. Ein wiederkehrendes Vorgehen mit klaren Zuständigkeiten hilft, diesen Schritt nicht erst kurz vor der Beurkundung nachzuholen.
Treffer aus einem Namensabgleich sind nicht automatisch zutreffend; Namensgleichheiten kommen häufig vor. Jeder Treffer bedarf daher einer fachlichen Prüfung, bevor daraus Konsequenzen für den Beurkundungsablauf gezogen werden.
Da sich Sanktionslisten und der PEP-Status von Personen im Zeitverlauf ändern können, ist ein einmaliger Abgleich bei länger laufenden Mandatsbeziehungen – etwa bei wiederholten Beurkundungen für dieselbe Gesellschaft – regelmäßig zu wiederholen.
Abgleich vor Beurkundung
Beteiligte, für sie handelnde Personen und wirtschaftlich Berechtigte werden vor dem Beurkundungstermin gegen Sanktionslisten und auf PEP-Status geprüft, damit Auffälligkeiten rechtzeitig erkannt werden.
Dokumentierte Trefferbewertung
Jeder Treffer wird nachvollziehbar bewertet und das Ergebnis – Bestätigung oder Verwerfung als Fehltreffer – schriftlich festgehalten, sodass die Entscheidung im Nachhinein erklärbar bleibt.
Wiederkehrende Prüfung
Bei fortlaufenden Mandatsbeziehungen wird der Abgleich in angemessenen Abständen wiederholt, um Statusänderungen wie eine neue PEP-Eigenschaft oder Listung zeitnah zu erfassen.
Einbindung in den Terminablauf
Der Screening-Schritt wird als fester Prüfpunkt in der Vorbereitung eines Beurkundungstermins verankert, statt als informelle Zusatzprüfung ohne festen Platz im Ablauf zu erfolgen.
Screening mit DoCa Monitoring
DoCa Monitoring stellt für das PEP- und Sanktionslisten-Screening eine Webanwendung sowie eine API bereit, die sich in bestehende Abläufe der Kanzlei- oder Notariatsverwaltung einbinden lässt, ohne dass eigene Datenbanken gepflegt werden müssen.
Die fachliche Nachbearbeitung potenzieller Treffer bleibt dabei ein bewusst gestalteter Schritt: Ergebnisse werden nicht automatisch übernommen, sondern nachvollziehbar zur Prüfung vorgelegt, sodass die Verantwortung für die Bewertung im Notariat verbleibt.
Für bestehende Mandatsbeziehungen kann ein regelmäßiges Rescreening eingerichtet werden, damit Änderungen im Status von Beteiligten oder wirtschaftlich Berechtigten nicht erst bei der nächsten Beurkundung auffallen.
Weitere Informationen zum Ablauf finden Sie auf der Seite PEP- und Sanktionslistenscreening.
Welche Folgen können Verstöße gegen das Geldwäschegesetz haben?
Verstöße gegen geldwäscherechtliche Pflichten können im Notariat sowohl geldwäscherechtliche Sanktionen als auch dienst- und disziplinarrechtliche Folgen nach sich ziehen. Zuständig für die aufsichtliche Bewertung sind regelmäßig die Notarkammern und die Landesjustizverwaltungen, die im Rahmen ihrer Aufsicht auch die geldwäscherechtliche Compliance prüfen.
Bußgeldbewehrt sind unter anderem das Unterlassen erforderlicher Sorgfaltsmaßnahmen, unzureichende Dokumentation oder eine unterlassene Verdachtsmeldung trotz vorliegender Anhaltspunkte, jeweils vorbehaltlich der Bewertung im Einzelfall nach § 43 GwG und den einschlägigen Bußgeldvorschriften.
Neben der geldwäscherechtlichen Ahndung können Pflichtverstöße auch amtsrechtliche Konsequenzen haben, da sie das Vertrauen in die ordnungsgemäße Amtsführung berühren. Dies unterscheidet die notarielle Situation von anderen Verpflichtetengruppen, bei denen ausschließlich das Geldwäscherecht als Sanktionsgrundlage in Betracht kommt.
Eine sachliche, dokumentierte Umsetzung der Sorgfaltspflichten dient daher nicht nur der Erfüllung gesetzlicher Vorgaben, sondern reduziert auch das Risiko, im Rahmen einer aufsichtlichen Prüfung Erklärungsbedarf zu haben, den die vorhandene Aktenlage nicht abdeckt.
Geldwäscheprävention im Tagesgeschäft umsetzen
Zeitdruck kurz vor dem Termin
Unterlagen zu Gesellschaftsstrukturen oder Zahlungswegen liegen häufig erst kurz vor der Beurkundung vollständig vor. Feste Prüfpunkte in der Terminvorbereitung verhindern, dass Identifizierung oder Strukturaufklärung unter Zeitdruck oberflächlich bleiben.
Ausländische Gesellschaften und Strukturen
Bei Rechtsträgern aus dem Ausland ist die Kontrollkette oft schwerer nachzuvollziehen als bei inländischen Gesellschaften. Ein definiertes Vorgehen zur Dokumentation der eigenen Prüfschritte und ihrer Grenzen schafft hier Nachvollziehbarkeit.
Einheitliche Aktenführung für die Aufsicht
Bei einer Prüfung durch die Notarkammer wird vor allem die Aktenlage betrachtet. Eine einheitliche, wiederkehrende Ablage geldwäscherechtlicher Unterlagen über alle Vorgänge hinweg erleichtert diese Prüfung erheblich.
Unterstützung durch DoCa Monitoring
DoCa Monitoring unterstützt Notariate bei der organisatorischen Umsetzung der geldwäscherechtlichen Anforderungen, ohne in die notarielle Amtsführung selbst einzugreifen.
AML-Risikoanalyse für das Notariat
Aufbau einer Risikoanalyse entlang der tatsächlichen Geschäftsstruktur, typischer Mandatstypen und Auslandsbezüge.
Vorlagen und Prüfpunkte
Praxistaugliche Formulare und Checklisten für Identifizierung, Strukturaufklärung und Dokumentation im Beurkundungsablauf.
Wirtschaftlich Berechtigte ermitteln
Strukturierte Aufklärung von Beteiligungsketten und Umgang mit Unstimmigkeiten zum Transparenzregister.
PEP- und Sanktionslisten-Screening
Abgleich von Beteiligten und wirtschaftlich Berechtigten mit dokumentierter Trefferbewertung und Rescreening.
Schulungen für das Notariatspersonal
Unterweisung der Mitarbeitenden zu Prüfpunkten, typischen Auffälligkeiten und dem internen Meldeweg mit Nachweis.
Externer Geldwäschebeauftragter
Übernahme oder Unterstützung der Funktion, sofern von der Aufsicht angeordnet oder organisatorisch gewünscht.
Auslagerung einzelner Prüfschritte
Auslagerung wiederkehrender Prüf- und Dokumentationsschritte an einen externen Dienstleister unter Beibehaltung der notariellen Verantwortung.
Individuelle Beratung
Einordnung schwieriger Einzelfälle und Abstimmung der internen Abläufe auf die konkrete Amtsstelle.
Die Leistungen beruhen auf praktischer Erfahrung aus der operativen Geldwäscheprävention und aus geldwäscherechtlichen Sonderprüfungen. Fachliche Beratung und technische Lösung greifen dabei ineinander, damit Anforderungen im Tagesgeschäft tragfähig umgesetzt und nachvollziehbar dokumentiert werden.
Häufige Fragen
Sind alle Notarinnen und Notare Verpflichtete nach dem Geldwäschegesetz?
Notarinnen und Notare sind nach § 2 Abs. 1 Nr. 10 GwG Verpflichtete, allerdings bezogen auf bestimmte Katalogtätigkeiten wie Immobilien- und Gesellschaftsgeschäfte, Gründung und Verwaltung von Gesellschaften sowie bestimmte Treuhand- und Verwahrungstätigkeiten. Amtsgeschäfte außerhalb dieser Kataloge lösen regelmäßig keine geldwäscherechtlichen Sorgfaltspflichten aus, was im Einzelfall zu prüfen ist.
Welche Rolle spielt die Urkundsgewährungspflicht im Verhältnis zum GwG?
Die Urkundsgewährungspflicht und die geldwäscherechtlichen Sorgfaltspflichten stehen grundsätzlich nebeneinander. Die Amtspflicht zur Beurkundung entbindet nicht von Identifizierung und Prüfung, umgekehrt begründet das Geldwäscherecht nur in eng umgrenzten, im Einzelfall zu prüfenden Konstellationen ein Mitwirkungsverbot.
Wie werden wirtschaftlich Berechtigte bei Gesellschaften ermittelt?
Es ist zu klären, welche natürlichen Personen letztlich Kontrolle über die beteiligte Gesellschaft ausüben oder wirtschaftlich profitieren. Die eigenen Erkenntnisse sind mit dem Transparenzregister abzugleichen; Unstimmigkeiten sind gesondert zu behandeln und dürfen nicht allein durch den Registerauszug als erledigt gelten.
Wann besteht eine Pflicht zur Verdachtsmeldung an die FIU?
Ergeben sich Tatsachen, die auf Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung hindeuten, besteht eine Meldepflicht. Für Notarinnen und Notare gelten dabei besondere Regeln zum Verhältnis der Meldung zur Verschwiegenheitspflicht und zum Zeitpunkt im Verhältnis zur Beurkundung, deren Anwendung im Einzelfall zu bewerten ist.
Muss ein Notariat einen Geldwäschebeauftragten bestellen?
Eine generelle gesetzliche Bestellpflicht besteht nicht durchgängig für jedes Notariat. Die zuständige Aufsicht kann jedoch eine Bestellung anordnen. Unabhängig davon sollten Zuständigkeiten für geldwäscherechtliche Fragen innerhalb der Amtsstelle klar und schriftlich geregelt sein.
Wie sollte mit auffälligen Kaufpreisgestaltungen umgegangen werden?
Deutliche Abweichungen vom Verkehrswert oder ungewöhnliche Zahlungsvereinbarungen sollten hinterfragt und die erhaltenen Erklärungen auf Plausibilität geprüft werden. Bleiben Widersprüche bestehen, ist dies zu dokumentieren; je nach Ausprägung kann sich daraus die Notwendigkeit einer vertieften Prüfung oder Meldung ergeben.
Kann die geldwäscherechtliche Organisation im Notariat extern unterstützt werden?
Vorbereitende und organisatorische Aufgaben wie Risikoanalyse, Vorlagen, Schulungen und Screening können extern unterstützt werden. Die notarielle Amtsverantwortung und die Entscheidung im Einzelfall, etwa über eine Verdachtsmeldung, verbleiben stets bei der Notarin oder dem Notar selbst.