Leistung
KYC und wirtschaftlich Berechtigte ermitteln
Kundensorgfaltspflichten entscheiden sich im Detail: Wer ist der Vertragspartner, wer steht wirtschaftlich dahinter, welche Angaben sind belegt und was davon ist dokumentiert. Wir richten KYC-Prozesse so ein, dass sie im Onboarding tragfähig sind und in der laufenden Betreuung nicht auseinanderlaufen.
- Identifizierung von Vertragspartner, auftretenden Personen und wirtschaftlich Berechtigten
- Aufschlüsselung von Beteiligungsketten, Holdingstrukturen, Stiftungen und Trusts
- Abgleich mit dem Transparenzregister und Umgang mit Unstimmigkeiten
Wirtschaftlich Berechtigte zuverlässig bestimmen
Bei natürlichen Personen und einfachen Gesellschaften ist die Feststellung meist unproblematisch. Aufwendig wird es bei mehrstufigen Beteiligungsketten, ausländischen Gesellschaften, Stiftungen und Treuhandverhältnissen. Hier muss nachvollziehbar sein, wie die Kontrolle ermittelt wurde – auch dann, wenn am Ende der fiktiv wirtschaftlich Berechtigte erfasst wird.
Wir arbeiten mit einer festen Systematik: Aufschlüsselung der Kette, Belegführung je Stufe, Abgleich mit dem Transparenzregister und dokumentierte Begründung, wenn Angaben abweichen oder eine Unstimmigkeitsmeldung erforderlich wird.
KYC im Onboarding und im Bestand
Onboarding
Definierte Datenanforderungen, zulässige Identifizierungsverfahren, Belegprüfung und ein Freigabeschritt vor Begründung der Geschäftsbeziehung.
Screening
Abgleich von Kunden und wirtschaftlich Berechtigten gegen Sanktionslisten und PEP-Daten – im Onboarding und wiederkehrend im Bestand.
Laufende Überwachung
Aktualisierung der Kundendaten nach risikobasiertem Turnus, Anlässe für eine außerordentliche Überprüfung und Umgang mit veralteten Angaben.
Verstärkte Sorgfaltspflichten
Zusätzliche Maßnahmen bei PEP-Bezug, Hochrisikodrittstaaten oder auffälligen Konstruktionen, inklusive Prüfung der Mittelherkunft und Zustimmung der Geschäftsleitung.
Dokumentation, die einer Prüfung standhält
In Geldwäscheprüfungen wird selten der gute Wille bemängelt, sondern die Lücke in der Akte: fehlende Belege, unklare Begründungen, nicht datierte Entscheidungen. Wir legen Dokumentationsstandards fest, die im Tagesgeschäft realistisch einzuhalten sind, und prüfen stichprobenweise, ob sie eingehalten werden.
Auf Wunsch übernehmen wir Teile des Prozesses operativ – etwa die Aufbereitung komplexer Strukturen oder die Nachbearbeitung von Screening-Treffern – im Rahmen einer vertraglich geregelten Auslagerung.
Typische Einsatzbereiche nach Branche
Kapitalverwaltung & Vermögensverwaltung
Anleger-KYC bei Fondsstrukturen, Family Offices und mehrstufigen Beteiligungen.
Finanz- & Wertpapierunternehmen
Integration der Sorgfaltspflichten in bestehende Onboarding- und Bestandsprozesse.
Immobilien & Güterhandel
Transaktionsbezogene Identifizierung und Feststellung wirtschaftlich Berechtigter.
Häufige Fragen
Grundsätzlich die natürliche Person, in deren Eigentum oder unter deren Kontrolle der Vertragspartner steht – bei Gesellschaften regelmäßig ab mehr als 25 Prozent der Anteile oder Stimmrechte oder bei vergleichbarer Kontrolle auf andere Weise. Lässt sich niemand ermitteln, wird der gesetzliche Vertreter als fiktiv wirtschaftlich Berechtigter erfasst.
Nein. Das Register ist heranzuziehen, ersetzt aber die eigene Prüfung nicht. Bei Abweichungen zwischen Registerangaben und eigenen Erkenntnissen kann zudem eine Unstimmigkeitsmeldung erforderlich sein.
Unter anderem bei politisch exponierten Personen, bei Bezug zu Hochrisikodrittstaaten und immer dann, wenn die eigene Risikobewertung ein erhöhtes Risiko ergibt. Umfang und Tiefe der zusätzlichen Maßnahmen sind zu begründen und zu dokumentieren.
Risikobasiert: Bei niedrigem Risiko in längeren Abständen, bei erhöhtem Risiko engmaschiger. Zusätzlich gibt es Anlässe – etwa Änderungen der Eigentümerstruktur oder auffällige Transaktionen –, die eine sofortige Überprüfung auslösen.
KYC-Prozess prüfen lassen
Wir sehen uns Onboarding, Bestandspflege und Dokumentation an und benennen konkret, wo nachgeschärft werden sollte.