Geldwäschebeauftragten in München auslagern

Externer Geldwäschebeauftragter in München

Ein externer Geldwäschebeauftragter übernimmt die Funktion, die das Geldwäschegesetz einem verantwortlichen Ansprechpartner im Unternehmen zuweist: Er sorgt dafür, dass die geldwäscherechtlichen Prozesse beschrieben, gelebt und dokumentiert werden, ist Anlaufstelle für Mitarbeitende, Geschäftsleitung und Behörden und bewertet auffällige Sachverhalte, bevor über eine Verdachtsmeldung entschieden wird.

Für viele Unternehmen im Münchner Raum – vom Wertpapierinstitut in der Innenstadt bis zum wachsenden Zahlungsdienstleister im Münchner Osten – ist eine interne Besetzung dieser Funktion unverhältnismäßig aufwendig. Die Anforderungen verlangen Fachwissen, laufende Fortbildung und eine belastbare Vertretungsregelung, während das tatsächliche Arbeitsvolumen über das Jahr stark schwankt. Eine Auslagerung macht diese Kapazität planbar und schafft gleichzeitig fachliche Tiefe.

Wichtig ist die richtige Erwartung: Die Auslagerung verlagert die Arbeit, nicht die Verantwortung. Die Geschäftsleitung bleibt für die Einhaltung der geldwäscherechtlichen Pflichten verantwortlich, muss den ausgelagerten Bereich steuern und überwachen können und benötigt dafür Informationen, Zugriffsrechte und ein regelmäßiges Reporting. Genau darauf ist unsere Zusammenarbeit ausgelegt.

In der Praxis beginnt die Zusammenarbeit mit einer Bestandsaufnahme: Welche Tätigkeiten führt das Unternehmen tatsächlich aus, welche Anforderungen ergeben sich daraus, was ist bereits vorhanden und wo bestehen Lücken? Anschließend wird der Leistungsumfang schriftlich festgelegt, die Bestellung – soweit erforderlich und regulatorisch zulässig – vorbereitet und der laufende Betrieb mit festen Terminen, klaren Eskalationswegen und nachvollziehbarer Dokumentation aufgesetzt.

Beim verpflichteten Unternehmen verbleiben insbesondere die Gesamtverantwortung der Geschäftsleitung, die Mitwirkung bei Auskünften und Unterlagen sowie die Steuerung und Kontrolle der ausgelagerten Aufgaben. Ob und in welchem Umfang eine Auslagerung zulässig ist, hängt von der jeweiligen Tätigkeit und den aufsichtsrechtlichen Anforderungen ab und wird vorab gemeinsam geprüft.

Unsere Leistungen

Der Leistungsumfang wird für jedes Unternehmen einzeln vereinbart. Üblich sind folgende Bausteine:

• Übernahme der Funktion des Geldwäschebeauftragten, soweit regulatorisch zulässig
• Unterstützung bzw. Stellung der Stellvertretung nach individueller Vereinbarung
• Erstellung und Aktualisierung der AML-Risikoanalyse
• Aufbau und Pflege interner Sicherungsmaßnahmen
• Richtlinien, Arbeitsanweisungen und Formulare für das Tagesgeschäft
• Unterstützung bei Verdachtsfällen und bei Verdachtsmeldungen an die FIU
• PEP- und Sanktionslisten-Screening über Webanwendung oder API
• Fachliche Nachbearbeitung und Dokumentation potenzieller Treffer
• Schulung der Mitarbeitenden und der Geschäftsleitung
• Unterstützung bei aufsichtsrechtlichen Prüfungen und Sonderprüfungen
• Laufende Beratung zu geldwäscherechtlichen Fragestellungen

Einzelne Bausteine sind auch separat möglich – etwa die AML-Risikoanalyse, die Schulung der Mitarbeitenden oder die laufende Geldwäscheberatung.

Für welche Unternehmen?

München ist einer der größten Finanz- und Unternehmensstandorte Deutschlands – entsprechend unterschiedlich fallen die Anforderungen aus. Typische Ansprechpartner sind:

• Finanzunternehmen und Wertpapierinstitute
• Finanzdienstleister und Vermögensverwalter
• Zahlungsdienstleister und FinTechs
• Kryptoverwahrer und Anbieter von Kryptodienstleistungen
• Immobilienunternehmen und Immobilienmakler
• Güterhändler, insbesondere im hochpreisigen Segment
• Weitere Verpflichtete nach dem Geldwäschegesetz

Ob ein Unternehmen tatsächlich einen Geldwäschebeauftragten bestellen muss, ergibt sich nicht allein aus der Branchenzugehörigkeit. Maßgeblich sind die konkret ausgeübte Tätigkeit, die gesetzlichen Voraussetzungen und etwaige Anordnungen der zuständigen Aufsichtsbehörde. Diese Einordnung nehmen wir zu Beginn gemeinsam vor.

Persönliche und digitale Betreuung

DoCa Monitoring arbeitet bundesweit. Die Betreuung Münchner Unternehmen erfolgt überwiegend digital: Unterlagen werden strukturiert ausgetauscht, Abstimmungen finden per Video- oder Telefontermin statt, und wiederkehrende Aufgaben laufen über feste Termine im Jahresplan. Das hält den Abstimmungsaufwand niedrig und macht den Stand jederzeit nachvollziehbar.

Persönliche Termine sind nach Vereinbarung möglich, etwa zum Auftakt der Zusammenarbeit, für Schulungen oder zur Begleitung einer Prüfung. Einen eigenen Standort in München unterhalten wir nicht – für die Qualität der Betreuung ist das nach unserer Erfahrung auch nicht entscheidend, solange Erreichbarkeit, Reaktionszeiten und Dokumentation verlässlich geregelt sind.

Beratung trifft Technologie

DoCa Monitoring ist kein klassisches Beratungshaus. Neben der fachlichen Betreuung stellen wir eine eigene Screening-Lösung bereit, mit der Kundenbestände gegen Sanktionslisten und PEP-Daten geprüft werden können – über eine Webanwendung oder per API direkt im bestehenden Prozess.

Potenzielle Treffer bleiben dabei nicht unbearbeitet: Wir übernehmen auf Wunsch die fachliche Nachbearbeitung, bewerten Treffer, dokumentieren die Entscheidung nachvollziehbar und führen ein regelmäßiges Rescreening bestehender Bestände durch. So entstehen Nachweise, die in einer Prüfung tatsächlich belastbar sind.

Fachliche Geldwäscheprävention und Technologie aus einer Hand: Das erspart Schnittstellen zwischen Beratung, Software und Dienstleister und sorgt dafür, dass die eingesetzten Werkzeuge zur tatsächlichen Risikolage des Unternehmens passen.

Mehr dazu auf der Seite zum PEP- und Sanktionslisten-Screening.

Erfahrung aus der Praxis

Unsere Arbeit basiert auf operativer Geldwäscheprävention in einem regulierten Finanzmarktumfeld und auf der Begleitung geldwäscherechtlicher Sonderprüfungen. Daraus wissen wir, welche Nachweise tatsächlich verlangt werden und woran Umsetzungen in der Praxis häufig scheitern – meist nicht an fehlenden Dokumenten, sondern an Prozessen, die im Tagesgeschäft nicht gelebt werden.

Wir arbeiten proportional: Der Aufwand soll zur Größe, zum Geschäftsmodell und zur Risikolage des Unternehmens passen. Garantien für ein bestimmtes Prüfungsergebnis geben wir nicht – wohl aber eine Umsetzung, die nachvollziehbar dokumentiert ist und im Alltag funktioniert.

Ablauf der Zusammenarbeit

1. 1

   Unverbindliches Erstgespräch

   Wir klären Geschäftsmodell, Ausgangslage und den aktuellen Stand der geldwäscherechtlichen Organisation. Ergebnis ist eine erste Einschätzung, welche Unterstützung sinnvoll ist.

2. 2

   Analyse der bestehenden Organisation

   Wir sichten vorhandene Risikoanalyse, Richtlinien, Prozesse und Nachweise, ordnen die Anforderungen ein und benennen die Lücken, die vorrangig zu schließen sind.

3. 3

   Festlegung des Leistungsumfangs

   Aufgaben, Zuständigkeiten, Reporting, Erreichbarkeit und Vertretung werden schriftlich festgelegt. Erst danach erfolgt – soweit erforderlich – die Bestellung.

4. 4

   Übernahme und laufende Betreuung

   Laufender Betrieb mit festen Terminen: Kontrollen, Screening und Trefferbearbeitung, Schulungen, Reporting an die Geschäftsleitung und Unterstützung bei Prüfungen.

Häufige Fragen aus München

Geldwäschebeauftragten auslagern – in München und bundesweit

Wir prüfen unverbindlich, welche Aufgaben sinnvoll ausgelagert werden können und welcher Leistungsumfang zu Ihrem Geschäftsmodell passt – von der Risikoanalyse bis zum PEP- und Sanktionslisten-Screening.